RPA ย่อมาจาก (Robotic Process Automation) คือ เทคโนโลยีการใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการปฏิบัติงานทางธุรกิจที่มีรูปแบบซ้ำๆ มีกฎเกณฑ์ชัดเจน หรือมีปริมาณมาก เช่น งานบัญชี การเงิน การสื่อสารลูกค้า การจัดการทรัพยากรบุคคล การผลิต การตลาด และภาคบริการอื่นๆ โดย RPA จะทำหน้าที่คล้ายกับหุ่นยนต์ที่สามารถทำงานแทนคนได้โดยเฉพาะงานเอกสาร งานจัดเตรียมข้อมูล ถ่ายโอนข้อมูล หรือวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งเป็นงานที่ต้องการความตรงต่อเวลาและความแม่นยำ
การใช้ RPA กับงานบัญชีจึงเป็นที่นิยมอย่างมากในปัจจุบัน เนื่องจากงานบัญชีเป็นงานที่ต้องมีการจัดการเอกสารปริมาณมาก รวมถึงการทำงานกับข้อมูลตัวเลขซ้ำๆ เป็นประจำทุกวัน ซึ่งอาจทำให้เกิดความผิดพลาดจากการทำงาน (Human Error) ได้ง่าย เมื่อมีการใช้ RPA เข้ามาช่วยในงานบัญชี ก็จะทำให้ช่วยลดเวลาของนักบัญชีและค่าใช้จ่ายในการทำงาน รวมถึงเพิ่มความแม่นยำในกระบวนการตรวจสอบบัญชีได้เป็นอย่างดี
ใช้ระบบ RPA กับงานบัญชีอย่างไรได้บ้าง
เราสามารถใช้ซอฟต์แวร์ RPA ทำงานแทนคนในส่วนที่ต้องทำมือด้วยตนเองซ้ำๆ เสมือนเป็นหุ่นยนต์ผู้ช่วยของนักบัญชี ได้แก่ การลงบัญชี การทำบัญชีรายการสินค้าคงคลัง การทำใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ การวางบิล การเรียกเก็บเงิน การตรวจสอบรายการบัญชี การสรุปผลกำไรขาดทุน ดึงข้อมูลรายการเดินบัญชี ตลอดจนงานจัดซื้ออย่างการออกเอกสาร PO ซ้ำ ได้เช่นกัน การใช้ RPA ในงานบัญชีจะช่วยลดเวลาในการทำงานในส่วนที่ซ้ำๆ เพราะสามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง นอกจากนี้ยังช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้น โดย RPA จะทำงานได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ
RPA เป็นประโยชน์ต่อการทำบัญชีอย่างไร
ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของงานบัญชี
RPA ช่วยลดเวลาในการประมวลผลข้อมูลและการทำงานเอกสารที่ใช้เวลานาน ยกตัวอย่าง ในธุรกิจขายของออนไลน์ ที่ต้องมีการเปิดเอกสาร invoice หรือใบส่งสินค้าจำนวนมาก หรือสามารถนำข้อมูลการสั่งซื้อหรือการวางบิลจากเจ้าหนี้เพื่อบันทึกเข้าสู่ระบบ ERP หรือระบบบัญชี โดยที่ไม่ต้องใช้นักบัญชีในการนำเข้าข้อมูลได้ ช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานที่ซ้ำซ้อน ซึ่งทำให้เกิดความเสียหายกับธุรกิจได้
เพิ่มความแม่นยำในการทำงานบัญชี
RPA สามารถทำงานได้โดยไม่มีความผิดพลาด โดยเมื่อโปรแกรมถูกกำหนดเพื่อทำงานในรูปแบบที่ถูกต้อง และถูกตรวจสอบโดยนักพัฒนาก่อนที่จะได้รับการใช้งานจริง จะช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากข้อมูลที่ซ้ำซ้อน และมีจำนวนมาก
ช่วยให้การตรวจสอบบัญชีง่ายขึ้น
โดย RPA จะสามารถช่วยรวบรวมข้อมูลรายการเดินบัญชีจากหลากหลายธนาคาร พร้อมปรับรูปแบบจากธนาคารที่ต่างกันให้เป็นรูปแบบเดียวกัน สามารถจำแนกข้อมูลที่จำเป็นเพื่อง่ายต่อการตรวจสอบบัญชี เพื่อกระทบยอดบัญชีได้เร็วยิ่งขึ้น
ธุรกิจรูปแบบไหนเหมาะกับการใช้ระบบ RPA ในงานบัญชี
การใช้งานระบบ RPA ในงานบัญชีเหมาะสำหรับธุรกิจที่มีการทำงานที่ซ้ำซ้อนและมีขั้นตอนการทำงานที่มีความเหมือนกัน โดยเฉพาะในธุรกิจที่มีการประมวลผลการเงินและบัญชี ตัวอย่างเช่น ธุรกิจในสายอุตสาหกรรมการเงิน การธนาคาร บริษัทประกันภัย หรือบริษัทหลักทรัพย์ เป็นต้น ธุรกิจเหล่านี้มีการใช้งานระบบที่มีการทำงานที่ซ้ำซ้อน ดังนั้นธุรกิจที่มีกระบวนการทำงานเหล่านี้อาจจะเหมาะสมกับการใช้งาน RPA ได้สูงสุด
โดยตัวอย่างบริษัทตรวจสอบบัญชีระดับโลกอย่าง PWC Deloitte หรือ ABBYY ต่างก็ใช้ระบบ RPA ในการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในงานบัญชี เช่น จัดเตรียมงบการเงิน ตรวจสอบข้อมูลบัญชี สรุปผลการเงิน และป้องกันการทุจริต บริษัทประกันภัยอย่าง Allianz AXA หรือ Prudential ก็ใช้ระบบ RPA ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลการชำระเบี้ยประกัน ประมวลผลการเคลื่อนไหวของเงินทุน ตรวจสอบเอกสารและความถูกต้อง เป็นต้น
ระบบ RPA เรียกได้ว่าเป็นเทคโนโลยีใหม่ที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในห้การทำงานของมนุษย์ให้รวดเร็ว และแม่นยำยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในสายงานบัญชีที่ RPA เริ่มเข้ามามีบทบาทกับนักบัญชี แต่การที่จะออกแบบระบบ RPA รูปแบบเดิมให้ตอบโจทย์การใช้งานของแต่ละองค์กรอาจมีราคาสูงถึงหลักล้าน รวมถึงยังมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในเรื่องของการเปลี่ยนแปลงข้อมูลจากทางฝั่งธนาคาร StatementPro จึงพัฒนาเทคโนโลยี RPA รูปแบบใหม่ ที่ช่วยให้ทุกธุรกิจสามารถเข้าถึงระบบ RPA ได้ง่ายยิ่งขึ้นผ่านการทำงานบนระบบคลาวด์ โดยเริ่มต้นเพียงหลักร้อยต่อเดือน ไม่ต้องติดตั้งระบบเอง ทำให้หมดกังวลเรื่องค่าใช้จ่ายในการดูแลระบบ และยังสามารถใช้งานได้ทันที ช่วยให้ทุกธุรกิจคุมงบประมาณได้ง่ายยิ่งขึ้น อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมและติดต่อทีมงานเพื่อขอทดลองใช้งานได้ที่ StatementPro สรุปรายการเดินบัญชีอัตโนมัติ
StatementPro เทคโนโลยี AI ผสาน RPA พร้อมใช้งาน เริ่มต้นเพียงหลักร้อยต่อเดือน
